Was muss im Reinigungsvertrag stehen? Checkliste für Auftraggeber

Ein Reinigungsvertrag schützt beide Seiten — wenn er vollständig ist. Was fehlt, führt später zu Diskussionen über Leistungen, Termine und Verantwortlichkeiten. Meistens erst dann, wenn es schon zu spät ist.

Was jeder Reinigungsvertrag enthalten muss

• Leistungsverzeichnis: Welche Flächen werden gereinigt, was konkret wird gemacht. Ohne Leistungsverzeichnis ist kein Angebot vergleichbar.
• Frequenz und Zeiten: An welchen Tagen, in welchem Zeitfenster. "Nach Absprache" ist kein Vertrag.
• Personal-Passus: Eigenes Personal des Auftragnehmers oder Subunternehmer. Das sollte explizit ausgeschlossen sein.
• Laufzeit und Kündigung: Mindestlaufzeit und Kündigungsfrist. Standard: 12 Monate, 4 Wochen zum Vertragsende.
• Reklamationsregelung: Wie werden Mängel gemeldet, wer behebt sie in welchem Zeitraum.

Was oft fehlt und Probleme macht

Kein Leistungsverzeichnis: "Büroreinigung nach Absprache" ist kein Vertrag. Nach einem Monat ist unklar, was vereinbart war. Nach drei Monaten haben beide Seiten unterschiedliche Erinnerungen.

Kein Personal-Passus: Wenn der Auftragnehmer Subunternehmer einsetzt, können Sie nicht steuern wer bei Ihnen aufschließt. Das ist ein Sicherheits- und Qualitätsproblem. Es sollte schriftlich ausgeschlossen sein.

Keine Reklamationsfrist: Ohne Frist wird über Wochen altes diskutiert. Standard in der Branche: Mängel müssen innerhalb von 48 Stunden nach der Reinigung gemeldet werden. Das ist fair für beide Seiten.

Preisanpassungen fair regeln

Gebäudereinigung ist Personalarbeit — der Lohn macht den größten Teil der Kosten aus. Und der ist nicht statisch: Für die Branche gilt ein allgemeinverbindlicher tariflicher Mindestlohn, der regelmäßig steigt. Diese Erhöhungen kommen bei jedem Anbieter an, ob er sie ausweist oder nicht.

Ein guter Vertrag regelt deshalb, wie Tariferhöhungen weitergegeben werden: angekündigt, nachvollziehbar, mit Frist. Das klingt erstmal nach einem Nachteil für den Auftraggeber — ist aber das Gegenteil. Ein Anbieter, der drei Jahre denselben Preis hält, ist entweder ein Wohltäter oder kürzt still die Reinigungszeit. Wohltäter sind in der Branche selten.

Prüfen Sie also nicht, ob eine Preisanpassungsklausel drinsteht, sondern wie sie aussieht: Kopplung an die Tarifentwicklung ist seriös. "Preisanpassung nach billigem Ermessen" ist es nicht.

Fragen bei verdächtigen Angeboten

• Wer führt die Reinigung durch — eigenes Personal oder Subunternehmer?
• Was passiert wenn ein Mitarbeiter krank ist — wie wird der Ausfall gedeckt?
• Gibt es ein schriftliches Leistungsverzeichnis vor Vertragsschluss?

Wer auf diese Fragen ausweicht, sollte keinen Reinigungsvertrag bekommen.

Anbieterwechsel sauber gestalten

Irgendwann steht bei vielen Objekten ein Wechsel an — und der scheitert selten am neuen Anbieter, sondern an der Übergabe. Drei Dinge gehören geregelt, bevor der Altvertrag endet.

• Kündigungsfrist prüfen, bevor Sie zusagen: Viele Verträge verlängern sich automatisch um zwölf Monate, wenn die Frist verpasst wird. Erst kündigen, dann den Starttermin des neuen Anbieters festlegen.
• Schlüsselprotokoll: Welche Schlüssel und Transponder hält der alte Anbieter? Dokumentierte Rückgabe gegen Unterschrift — alles andere wird beim ersten Vorfall zum Problem der Verwaltung.
• Übergabezustand festhalten: Ein kurzes gemeinsames Protokoll mit Fotos verhindert, dass der neue Anbieter für Altlasten verantwortlich gemacht wird — oder umgekehrt Grundreinigungsbedarf erst nach Vertragsschluss auffällt.

Sinnvoll ist außerdem, den Start mit einer Grundreinigung zu koppeln. Der neue Vertrag beginnt dann auf einem definierten Niveau — und Diskussionen über eingelagerten Schmutz aus der Ära des Vorgängers erübrigen sich.

Wann wir nicht passen

Der günstigste Anbieter ist selten der günstigste. Nachkontrollen, Reklamationen, Personalwechsel kosten Zeit — und Zeit kostet Geld. Die Rechnung stimmt erst wenn man das einrechnet. Aber das müssen Sie selbst abwägen.

Wenn nur der Preis entscheidet: Es gibt günstigere Anbieter. Wir haben 45+ aktive Wartungsverträge, weil wir nicht auf Neukunden-Akquise angewiesen sind.